情報漏洩を防ぐ為には|文書を電子化して費用削減|IT社会に合わせて書類をペーパーレス化
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情報漏洩を防ぐ為には

ファイル

サービスの選び方

法人を対象としているファイル転送サービスは、様々なタイプがありどれを選べばいいのか迷うところです。そこで、選ぶポイントとしては情報漏洩対策が万全なファイル転送サービスを選ぶことです。具体的には、ファイル保存や転送時に暗号化されていること・ファイルのアップロードやダウンロードする時にパスワードの設定ができることなどです。それに加えて、誤ってファイル送信してしまった場合でも対処できることやアップロードやダウンロードをした履歴が保存されることも必要です。理由は、会社の業務ではファイル送信をしたかどうかやいつしたのかまでわかるようにしておかないと後に大きなトラブルに発展することもあるからです。このことを避ける為にもファイル転送サービスにログ機能が必ずあるものを選ぶようにしましょう。

メール添付のリスク

ファイル転送サービスを活用せずにメールに添付してファイル送信するのは、手軽であり簡単な操作で行うことができるのでついやってしまいがちです。しかし、メールに添付してファイル送信を行うのは、常に情報漏洩のリスクを背負うことになります。また、メール添付で送れるファイル容量は少ないので、画像や大きなファイルを送る会社の業務では使いにくいものです。そして、何よりメールの誤送信によって情報漏洩の問題が起きてもいます。そこで、ファイル転送サービスを活用することでこれらの問題やリスクを下げることができ、また昨今問題となっているシャドーIT問題を解決することもできます。シャドーITとは、大きなファイルを送付する為に社員が勝手に無料のファイル転送サービスを使用してファイル送信することです。無料のファイル転送サービスはセキュリティが甘くなりがちな問題を抱えているので思わぬ情報漏洩問題が起こるリスクがあります。それを避ける為にも会社で使用するファイル転送サービスを決めて、取り入れるといいでしょう。